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長沙會議方案要特別關注的關鍵要素有哪些?
來源:湖南省會議接待服務中心,致力于湖南會議接待,長沙會議,張家界會議 編輯者:湖南省會議接待服務中心 瀏覽:1 次 發布:2020-03-01 17:37:49
  會議方案

  1.會議議題、會務、接待的具體工作細分到個人或部門,形成會議紀錄或方案,會議前后逐項檢查。
  2.確定會議目標。必須先問一些問題,最重要的是:“會議準備實現什么目標?”或者換個角度問:“要是不開行不行?”“什么時候結束?怎樣開才算成功或失?”開會的目的非常明確,才能突出核心主題、避免重復、價值不大的會議,否則會議很可能是浪費大家的時間。
  3.會議議程最重要。議程安排得體,可以大大提高會議效率。會議議程的大忌是太簡單、太模糊。各項議程應與主講人事先取得聯系,征求意見,以求議題的表述準確、專業。
  4.在重大論壇召開前,每隔三天有一次小組碰頭會議,檢查工作是否有疏漏及進展情況。會議召開前一天所有會務人員集中開會,強調會議事項,確保每個人都清楚各自職責。
  5.每一項工作旁邊都應注明相關的負責人員。在會務安排表格上出現的所有人員都應將相關事項、具體標準通知到本人,不要遺漏。
  6.總負責人的最重要職責是溝通和協調,檢查任務完成進度。對會務工作每一環節、細節做到心中有數,對會務工作中可能出現的問題要打足提前量,隨時檢查?傌撠熑藨撌钦莆諘h細節最全面、信息最集中、最操心費神者,能隨時根據各項信息協調所有參與者。切忌丟三落四,不注意過程和環節控制,有頭無尾。
  7.總負責人在重大會議剛開始一段時間,自始至終在會議現場巡視,留意場內情況,確保會議開場即步入正軌,隨時應對突發問題。會議開場的順利與否對整個會議效果影響很大。
  8.差錯舉例
  會務方案涉及議程、會場的問題考慮不周或沒有列出需求清單告知相關人員,會場工作人員不了解需求,也未指定好對應不同嘉賓的接待聯絡人或分項目負責人。會場秩序凌亂,工作人員沒有佩戴特定的標志。
  時間進度不明確或沒有按規定流程完成銜接。
  任務沒有落實到個人,沒有說定哪個人負責到何種程度,好像誰都負責又好像沒人負責。
  會議工作人員接受任務,執行情況沒有及時報告總負責人,總負責人無法對整個會議的協調與情況全面把握,以至于“險象環生”。
  評述:會議方案也相當于備忘錄、提示清單,一個全面細致的方案就構成了可以根據會議進程隨時完善的基礎。而會議總負責人則是駕馭會議的總舵手,所有信息都在此集中、發布,因而他掌握的信息是否全面、是否及時有效地督促到位決定著會議準備是否充分。會議要確保高效、務實,要特別關注以下七個關鍵要素:會議方案、會議目標與主旨、會議議程、出席人員與發言人、任務分配與職責安排、會議材料、信息反饋。


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